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Die häufigsten Fallen bei Nebenkostenabrechnungen!

Nebenkostenabrechnung – was ist das?

Nebenkostenabrechnung ist die Abrechnung der Kosten, die im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Unterhaltung einer Immobilie anfallen. Dazu gehören unter anderem Kosten für Wasser, Heizung, Strom, Müllentsorgung und Instandhaltung. Die Nebenkostenabrechnung wird in der Regel einmal im Jahr erstellt und an die Mieter oder Eigentümer verschickt. 

Die Nebenkostenabrechnung ist eine wichtige Aufgabe des Vermieters oder Hauseigentümers, da sie Auskunft darüber gibt, wie hoch die Kosten für die Immobilie sind. Sie sollte daher sorgfältig erstellt und überprüft werden, um Fehler zu vermeiden. Wenn Sie Fragen zur Nebenkostenabrechnung haben oder den Verdacht haben, dass etwas nicht stimmt, sollten Sie sich an einen Fachmann wenden.

Welche Art von Kosten können abgerechnet werden?

In Deutschland gibt es eine ganze Reihe von Nebenkosten, die bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung berücksichtigt werden müssen. Dazu gehören unter anderem Kosten für Wasser, Strom, Gas, Müllabfuhr und Heizung. Auch Kosten für Instandhaltung und Reparaturen können in der Nebenkostenabrechnung auftauchen.

Welche Kosten genau abgerechnet werden können, ist jedoch von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich geregelt. In einigen Bundesländern ist es zum Beispiel möglich, auch Kosten für die Reinigung der gemeinschaftlichen Räume in der Nebenkostenabrechnung zu berücksichtigen.

Wann muss ich die Nebenkostenabrechnung erhalten?

Laut dem Mietrechtsgesetz muss der Vermieter den Mietern grundsätzlich einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung vorlegen. In dieser Abrechnung ist alles aufgelistet, was der Vermieter im vergangenen Jahr für die Nebenkosten ausgegeben hat und wie sich das auf die einzelnen Mieter aufteilt. 

Der Vermieter muss die Abrechnung bis spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellen und an die Mieter versenden. Dabei ist es unerheblich, ob die Kosten vom Vermieter selbst beglichen wurden oder ob es sich um Kostenvorauszahlungen handelte, die zuvor von den Mietern geleistet wurden. 

Wird der Zeitraum überschritten, so kann der Mieter vom Vermieter Ersatz für die entstandene Verspätung verlangen. Es ist daher wichtig, dass sowohl Vermieter als auch Mieter regelmäßig auf den Versand der Nebenkostenabrechnung achten. So können Unstimmigkeiten frühzeitig aufgedeckt und behoben werden. Zudem können eventuelle Mehr- oder Nachzahlungsforderungen noch rechtzeitig angepasst werden.

Muss ich die Nebenkostenabrechnung sofort bezahlen?

Die meisten Mieter erhalten einmal im Jahr ihre Nebenkostenabrechnung. Viele fragen sich dann, wie schnell die Abrechnung bezahlt werden muss. Hier ist es wichtig zu beachten, dass man als Vermieter gesetzlich verpflichtet ist, dem Mieter eine angemessene Frist zur Prüfung und Erhebung von Einwänden einzuräumen. 

In der Regel beträgt diese Frist 2 Monate ab Erhalt der Nebenkostenabrechnung. Sollte der Mieter innerhalb dieser Frist keinen Einwand erheben oder die Nebenkostenabrechnung nicht bezahlen, so ist er an die Abrechnung gebunden und muss diese in einer angemessenen Zeit bezahlen. 

Es ist jedoch auch möglich, dass der Vermieter nach Ablauf der 2-monatigen Frist den Mieter auffordert, die Nebenkosten zu zahlen. Dies geschieht oft in Form eines Mahnbescheids oder gerichtlichen Mahnverfahrens. Nach Erhalt des Mahnschreibens kann der Mieter seine Bedenken schriftlich anmelden und um Aufschub bitten. Der Vermieter kann dann entscheiden, ob er auf eine Ratenzahlung oder eine andere Lösung eingeht. 

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese Schritte vor der letzten Zahlungsfrist getan werden müssen. Es ist also ratsam, die Nebenkostenabrechnung sorgfältig zu prüfen und rechtzeitig Einwände geltend zu machen oder um Ratenzahlung zu bitten. Dadurch kann man sicherstellen, dass man nicht unbeabsichtigt in Zahlungsverzug gerät und mahngleiche Kosten entstehen!

Welche Fehler können in der Nebenkostenabrechnung auftauchen?

Einige der häufigsten Fehler, die bei Nebenkostenabrechnungen auftreten, sind: fehlende oder ungenaue Informationen, Zahlungsfehler und schlechte Aufzeichnungen. Diese Fehler können dazu führen, dass Mieter auf falsche Weise belastet werden und dass Vermieter auf Kosten sitzen bleiben. 

Fehlende oder ungenaue Informationen: Wenn ein Vermieter seine Nebenkostenabrechnung erstellt, muss er die tatsächlichen Kosten berücksichtigen. Er muss jede Kostenposition genau identifizieren und angeben, wie viel davon dem Mieter in Rechnung gestellt wird. Wenn zum Beispiel ein Vermieter nur den Gesamtbetrag der Gebäudeversicherung angibt, ohne den Anteil des Mieters zu berechnen und anzugeben, kann es vorkommen, dass der Mieter mehr als seinen fair gerechtfertigten Anteil bezahlt. 

Zahlungsfehler: Wenn ein Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellt, muss er sicherstellen, dass alle Zahlungstransaktionen korrekt abgebildet sind. Wenn zum Beispiel ein Vermieter die Zahlung des Mieters für den Kaminkehrer falsch verbucht oder vergisst, könnte es passieren, dass der Mieter für diese Rechnung doppelt belastet wird. Dies ist ein großes Problem und schadet sowohl dem Vermieter als auch dem Mieter. 

Schlechte Aufzeichnungen: Die ordnungsgemäße Aufbewahrung aller Unterlagen ist für eine ordnungsgemäße Abrechnung von entscheidender Bedeutung. Wenn ein Vermieter nicht in der Lage ist nachzuweisen, welche Kosten zu welchem Zeitpunkt entstanden sind oder welcher Mieter welchen Anteil bezahlt hat, kann es vorkommen, dass die Nebenkostenumlage unrichtig berechnet wird. 

Daher ist es wichtig, alle Unterlagen gut zu archivieren und stets überprüfen zu können. Um solche Probleme zu vermeiden, empfiehlt es sich spezielles Software-Programme zur Erstellung von Nebeneinkünftenabrechnugen zu nutzen. Die Programme sind leicht bedienbar und helfen Ihnen Ihre Abrechnung fehlerfrei und termingerecht abzuschließen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Abrechnung rechtssicher ist und keinerlei Fehler aufweist!